Você tem noção do que alguns hacks de produtividade podem fazer por você? Imagine então a transformação que 20 dicas (ou hacks de produtividade) podem gerar?
Quanto antes você descobrir a importância de gerenciar o seu tempo e a sua vida, mais cedo você alcançará seus objetivos.
No mundo “multitarefa” de hoje, onde a maioria das pessoas se acha produtiva só porque faz várias coisas ao mesmo tempo, ser realmente mais produtivo é um diferencial que te coloca à frente dos demais.
Caso você consiga implementar todos esses hacks de produtividade antes dos 20 anos, prepare-se para ter sucesso pelo resto da sua vida.
Se você não tem mais seus 20 anos e ainda não desenvolveu essas habilidades, não se preocupe.
Você pode começar hoje mesmo!
Escolha um dos hacks de produtividade, a cada novo dia, e você terá treinado toda essa lista em menos de um mês.
Nesse artigo você vai descobrir…
20 Hacks de Produtividade que Vão Deixar Você Com Mais Tempo para Aproveitar a Vida
- Use um aplicativo de calendário
- Tenha um gerenciador de tarefas
- Durma pelo menos 7h por dia
- Faça uma revisão semanal
- Hack das 4h por dia
- Foco em uma tarefa de cada vez
- Diferencie as tarefas importantes das demais tarefas
- Transforme grandes projetos em tarefas menores
- Defina as três (3) tarefas mais importantes do dia
- Aprenda a delegar tarefas de maneira eficaz
- Delegue tarefas domésticas assim que for possível
- Revise o passado para melhorar sempre
- Estabeleça prazos para as tarefas
- Programe sua agenda com folga
- Utilize algum sistema de produtividade
- Reserve tempo para o descanso
- Faça intervalos durante o dia
- Aprenda a dizer não
- Tome decisões com base nos seus valores
- Aceite os erros e siga em frente
1 Use um aplicativo de calendário
Nem adianta tentar se convencer de que é possível lembrar de todos os seus compromissos “de cabeça”. Sempre vai ter algo se perdendo…
É por isso que as pessoas de sucesso usam ferramentas de calendário.
Você pode usar o Calendário do Google.
Eu uso o Calendário do Google porque, além de ser gratuito, ele permite integração com diversos outros serviços.
E mais, eu ainda posso criar lembretes para ele me avisar por email ou por uma notificação do celular sobre um evento da minha agenda.
Índice2 Tenha um gerenciador de tarefas
Pode parecer óbvio mas nem todo mundo coloca em prática esse hack de produtividade.
Manter uma lista de tarefas a fazer é fundamental para qualquer pessoa de sucesso. Principalmente para quem deseja se tornar um empreendedor.
Você pode usar o Evernote, que é muito mais do que um simples bloco de notas pois com ele você também consegue gerenciar suas tarefas. Se preferir, veja como funciona o Wunderlist.
Ou então você pode usar também: Asana, Trello, ou Todoist.
3 Durma pelo menos 7h por dia
Virar a noite trabalhando ou se divertindo não é um hábito saudável, seja na puberdade dos seus 20 anos ou em qualquer outro momento da vida.
Poucas horas de sono fazem do seu dia um sacrifício e aumentam as chances de você não conseguir colocar em prática tudo que você pensou na teoria.
Uma pessoa cansada não vai pensar em ser mais produtiva, pelo contrário, vai querer fazer de qualquer jeito para acabar logo e poder descansar.
Portanto, crie esse hábito de dormir cerca de 6h a 8h por dia.
Eu por exemplo durmo pouco mais de 6h toda noite e me sinto muito bem. Cada um tem o seu próprio período de descanso para o corpo.
Faça testes e encontre o melhor tempo para você.
4 Faça uma revisão semanal
Revisar o que você fez durante a semana é um dos melhores hábitos de gestão de tempo e produtividade que você pode aprender.
O “Weekly Review” é um conceito criado por David Allen, autor do livro clássico da produtividade “GTD – Getting Things Done”.
Veja como você pode fazer essa revisão semanal em 3 etapas:
1ª Etapa – Faça uma análise do seu calendário na semana passada e na semana corrente. Identifique o que precisa de mais atenção, reuniões, compromissos e resolução de problemas.
2ª Etapa – Limpe a sua caixa de email (contas pessoal e de trabalho) transformando cada email em uma tarefa no gerenciador de tarefas ou um evento no seu calendário.
3ª Etapa – Olhe as suas metas para o ano e veja de que forma você pode evoluir com elas nessa próxima semana.
Essa técnica de gestão de tempo é um dos hacks de produtividade que eu mais gosto porque foi o que transformou mais a minha vida.
Como sugestão, eu faço essa revisão sempre aos domingos para começar a semana com velocidade e foco.
5 Hack das 4h por dia
Um excelente gerente de projeto considera que as pessoas vão render o seu melhor em apenas 50% do seu tempo teoricamente produtivo. Isso sim é ser realista de verdade.
Por mais que a sua jornada de trabalho seja de 8h, só a metade desse tempo é realmente produtivo.
O resto do seu dia é preenchido com reuniões, lanches, respondendo emails, navegando na internet e outras atividades relacionadas.
Eu me programo para começar o dia sempre com as 3 tarefas mais importantes, logo nas primeiras horas da manhã, assim aproveito o período que eu estou mais descansado para resolver as prioridades.
6 Foco em uma tarefa de cada vez
Ser multitarefa não tem nada a ver com produtividade, pelo contrário, fazer várias coisas ao mesmo tempo é demonstração de falta de foco.
Você vai produzir muito mais em menos tempo se focar em uma tarefa de cada vez.
Defina sua prioridade e faça o que for preciso para ter foco naquilo por 30m ou 1h por exemplo.
Se for preciso avisar as pessoas ao seu redor, colocar o celular no modo avião e desligar as redes sociais. Faça isso e trabalhe com foco no que importa.
Após concluir aquela tarefa você vai se sentir mais produtivo.
Segue uma boa opção para te ajudar com essa definição de blocos de tempo por prioridade com intervalos para o descanso: PomodoroTime (Versão Mac | Versão PC)
7 Diferencie as tarefas importantes das demais tarefas
Não faz sentido algum você gastar as suas horas matinais, nas quais você ainda está descansado e provavelmente vai ter mais foco e atenção, com aquelas tarefas menos importantes como atualizar um aplicativo do seu computador.
Deixe as tarefas que você não precisa pensar muito, aquelas nada criativas para você realizar no fim do dia ou entre uma reunião e outra.
Não deixe as suas tarefas mais importantes, aquelas que precisam de criatividade e atenção, para fazer em horários que você não esteja com a energia 100%.
Já ficou claro que dar foco nas tarefas mais importantes logo pela manhã é um dos hacks de produtividade que mais funciona na prática.
8 Transforme grandes projetos em tarefas menores
Ter a capacidade de realizar grandes projetos é uma das características mais importantes para quem deseja ser uma pessoa mais produtiva.
Se você tem que organizar um grande workshop internacional daqui há alguns meses, esse projeto pode parecer algo impossível ou muito difícil à primeira vista.
Mas se você começar a escrever um planejamento do que precisa ser feito e entrar em contato com pessoas que já organizaram esse tipo de evento, tudo vai ficar mais claro.
Daí é só ir “quebrando” esse planejamento em pequenas tarefas que o projeto já sai do papel e começa a progredir.
9 Defina as três (3) tarefas mais importantes do dia
Eu sugiro inclusive que essas 3 tarefas sejam definidas na noite do dia anterior. Assim você já corda sabendo o que tem de importante pra fazer e não deixa nada tirar o seu foco.
Não perca tempo durante a manhã vendo notícias ruins ou navegando nas redes sociais.
Nem muito menos vá ler seus emails e deixar que a agenda de outras pessoas tirem o seu foco.
Use a manhã para ser mais produtivo e garantir que as tarefas mais importantes serão concluídas.
10 Aprenda a delegar tarefas de maneira eficaz
Pessoas produtivas e profissionais de sucesso precisam delegar tarefas com eficiência para que o tempo deles seja usado com qualidade no que ele sabe fazer de melhor.
Seguem 3 passos que podem te ajudar a delegar tarefas de maneira eficaz:
- 1º Passo – Descrever bem a tarefa e o prazo de entrega
- 2º Passo – Explicar em detalhes o que precisa ser feito e por que isso é importante
- 3º Passo – Deixar claro que você deve ser informado sobre o andamento da tarefa
11 Delegue tarefas domésticas assim que for possível
É normal para quem tem seus 20 anos ter que fazer todas as tarefas da casa, mas engana-se quem acha que isso só ocorre na adolescência. Ficamos adultos e as tarefas domésticas podem até aumentar.
Por isso fique atento a esse detalhe que pode lhe trazer algum tempo extra.
Procure tarefas domésticas que você possa delegar. Se a sua hora de trabalho custa mais caro do que a hora de trabalho de uma secretária do lar, veja se não é melhor você trabalhar no seu negócio do que ficar batendo roupa ou lavando a louça.
12 Revise o passado para melhorar sempre
Repetir os erros do passado é um dos fatores que fazem as pessoas perderem tempo e serem menos produtivas. Os hacks de produtividade, na maioria das vezes, são coisas simples que podem ser implementados sem muito esforço.
Sempre é possível melhorar!
Vou citar um exemplo:
O seu celular quase sempre fica sem bateria durante o trabalho.
Comprar um carregador extra para deixar no escritório ou local de trabalho pode ser uma ótima solução. Assim você poupa tempo e evita frustração por um pequeno detalhe do dia-a-dia.
13 Estabeleça prazos para as tarefas
Estabelecer prazos para todas as suas tarefas é uma forma prática e bastante funcional de evitar atrasos e problemas de entrega. Tarefas sem prazo definido certamente são fontes de perda de tempo e isso é algo que ninguém aqui quer que aconteça. Certo?
Se você precisa entregar algo na segunda-feira, diga para si mesmo que o prazo é na sexta-feira. Assim você se programa e não deixa tudo para cima da hora. E ainda tem o fim de semana para revisar e aprimorar o resultado da tarefa.
Isso é garantia de mais qualidade no que você entrega e também evita preocupações desnecessárias.
14 Programe sua agenda com folga
Marcar reuniões e compromissos sem o mínimo de intervalo para deslocamento, por exemplo, pode ser motivo para atrasos, estresse e sensação de baixa produtividade.
Então é melhor marcar um compromisso após o outro com o tempo adequado entre eles para que seja possível se preparar e chegar sempre na hora.
Escutei outro dia a seguinte frase:
Se o compromisso é às 15h e você chega às 15h, você está atrasado. Se você chega às 14h50 você chegou na hora marcada.
15 Utilize algum sistema de produtividade
Não é preciso aplicar dezenas de técnicas de produtividade mas é importante encontrar um sistema que você consiga seguir para te ajudar a ser uma pessoa mais produtiva.
Já comentei aqui sobre o sistema “GTD – Getting Things Done” do famoso David Allen. Vale a pena ver como funciona e começar a aplicar no seu dia-a-dia.
Se não der certo, tudo bem, encontre outro sistema de produtividade e faça o teste de novo até encontrar o que mais lhe serve.
O ideal é você se sentir bem com o sistema que vai te ajudar a ser uma pessoa mais produtiva.
16 Reserve tempo para o descanso
Quem procura ser mais produtivo muitas vezes cai no conto de que não pode parar por nada e acaba trabalhando demais sem reservar um tempo para o descanso. E isso não é bom.
Manter em sua agenda compromissos que não tem relação com o seu trabalho ou negócio podem ajudar bastante o seu rendimento. Atividades agradáveis ajudam a deixar a mente e o corpo preparados para uma próxima jornada de produtividade.
Que tal reservar a tarde do próximo sábado para jogar boliche com os amigos, ler um bom livro no parque ou passear com a família?
17 Faça intervalos durante o dia
Ficar sem fazer nada durante 5 ou 10 minutos entre uma tarefa e outra é um dos hacks de produtividade que as pessoas mais estranham. Contudo, esses intervalos ajudam na preparação para a próxima tarefa.
Para manter a saúde e o foco – atributos essenciais para uma boa gestão do tempo – não deixe de fazer esses intervalos seja para sair e caminhar ou simplesmente beber um copo d’água e se alongar por alguns minutos.
18 Aprenda a dizer não
Não é só você que tem dificuldades em dizer não para as oportunidades que diariamente surgem na nossa vida. As mulheres relutam mais em dizer não porém os homens também não ficam muito atrás.
Filtrar tudo que aparece pra gente é uma questão de prioridade, até porque não é viável fazer tudo ao mesmo tempo. Tenha clareza na hora de filtrar e selecionar as oportunidades que você vai aceitar.
Dizer “não” é uma característica das pessoas de sucesso e dos grandes empreendedores.
19 Tome decisões com base nos seus valores
Saber quais são os seus valores é essencial para fazer uma boa gestão do tempo e se tornar uma pessoa produtiva de verdade. Pois fazer as coisas que estão relacionadas com os seus valores lhe dá aquela sensação de estar fazendo a coisa certa.
Se um dos seus valores mais fortes é a família, então você vai ter que gerenciar o seu tempo considerando esse valor, e os seus compromissos devem contemplar momentos com a família.
Assim, quando você não estiver com a família a sua consciência vai estar tranquila e consequentemente o seu foco e atenção serão maiores.
20 Aceite os erros e siga em frente
Dar atenção demais aos erros e fracassos pode ser cruel para sua produtividade. Ouso dizer que esse é um dos hacks de produtividade que tem mais relação com o sucesso.
Você poderá ir muito mais longe com seus sonhos e projetos se rapidamente admitir seus erros, resolver o problema e seguir em frente.
Se o fracasso foi no seu próprio negócio, considere como um aprendizado e use esse conhecimento para ser melhor na próxima tentativa.
Já se o erro afetou outras pessoas, a maioria dos gestores estão dispostos a perdoar falhas, especialmente se você for honesto e trabalhar duro para evitar que essa falha ocorra novamente.
Conclusão
Ser alguém mais produtivo é muito mais do que apenas ter uma lista de tarefas. Tem haver com hábitos, atitudes e, principalmente, como reagimos às coisas que acontecem conosco todos os dias.
Que tal seguir essas dicas e implementar pelo menos um hack de produtividade todos os dias?
Como eu disse lá no início desse artigo. Escolha um dos hacks de produtividade, a cada novo dia, e você terá treinado toda essa lista em menos de um mês.
Com esses 20 hacks de produtividade você vai se tornar uma pessoa mais produtiva e também poderá alcançar seus objetivos em menos tempo. Em resumo: você vai acelerar seus resultados!
Ah! E ainda vai ter mais tempo para fazer o que gosta.
Você tem algum hack de produtividade e quer compartilhar comigo? Deixe seu comentário abaixo.
Até o próximo artigo.
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