Você acha que 24h não são suficientes para fazer tudo que precisa ser feito durante 1 dia?
Então preciso lhe dizer que todos nós seres humanos temos as mesmas 24h todos os dias. Ninguém tem mais horas do que você.
Acontece que as pessoas mais produtivas, e que alcançam melhores resultados, conseguem organizar, otimizar e aproveitar melhor o tempo.
Prioridades e falta de tempo
Quando você diz que “não tem tempo” para algum convite ou compromisso, na verdade esse evento não está na sua lista de prioridades.
Todos nós temos tempo para as nossas prioridades, concorda?
Concordando comigo ou não, é muito provável que você esteja querendo se tornar uma pessoa mais organizada para:
- Aproveitar melhor o tempo;
- Organizar ideias;
- Lembrar do que é importante na hora certa;
- Priorizar com inteligência suas tarefas e projetos;
- Realizar mais e alcançar suas maiores metas.
Estou certo?
Se você deseja alcançar pelo menos um dos benefícios citados acima, você está lendo o artigo certo.
“Chega de ser refém da falta de tempo.”
Você pode ser uma pessoa organizada, que sabe planejar os seus dias sem deixar que a agenda dos outros interfira na sua vida e nos seus resultados.
É para resolver esse problema que existem as ferramentas para organizar tudo e, consequentemente, melhorar sua produtividade e lhe trazer mais tranquilidade.
Organizando as informações
Desde uma ideia que não pode ser esquecida…
Passando por aquela lista de coisas a fazer na sua casa…
Até as tarefas mais importantes que vão fazer você alcançar grandes metas ou concluir projetos…
Não importa o que seja.
O fundamental é saber onde guardar todo esse conteúdo de forma organizada para ser simples de achar, lembrar e viável de se executar quando chegar a hora.
Para te ajudar com isso eu decidi reunir nesse artigo 5 ferramentas para organizar sua vida que podem ajudar você a ganhar tempo.
Sem mais delongas, seguem as ferramentas:
5 ferramentas para organizar sua vida
Na lista abaixo você pode ir direto para cada ferramenta:
1 GOOGLE KEEP
Essa ferramenta do Google pode surpreender você.
Tem muita gente que nem sabe da existência desse recurso dentro do gigante canivete suíço que vem do Vale do Silício e parece querer conquistar o mundo.
O Google Keep é totalmente gratuito e fica disponível para quem usa o Gmail ou possui uma conta do Google para gerenciar aplicativos como Google+, Youtube, Drive e Analytics.
Eu uso o Google Keep feito um repositório para guardar informações rápidas como ideias, listas, recados, números de telefone e endereços que preciso ter à mão de onde eu estiver.
Na rua ou na praia, via smartphone, ou do conforto de casa, eu salvo no Keep o que antes era anotado em pedaços de papel ou post-it.
A sincronização automática me deixa tranquilo pois sei que posso acessar tudo de qualquer lugar, seja do smartphone, do tablet ou do computador.
Posso destacar também a gravação de áudios que automaticamente viram uma nota. Isso me permite guardar ideias mais complexas sem ter que meter a mão no teclado.
Não posso deixar de falar sobre o compartilhamento de listas. Seja uma lista de supermercado ou um check-list de viagens, é sensacional conseguir compartilhar essas informações.
Todos esses recursos são essenciais para organizar suas informações do dia-a-dia e não deixar pequenas coisas te tirar do sério.
Ah! Quase ia esquecendo da extensão do Keep para o Chrome, essa é uma ótima opção para salvar rapidamente qualquer informação quando estiver navegando no desktop.
Caso queira ver mais detalhes sobre como usar o Google Keep, consulte a Ajuda do Google ou assista o vídeo tutorial abaixo:
RECURSOS IMPORTANTES DO GOOGLE KEEP
- Registro Rápido de Ideias
- Lembretes com Recorrência
- Gravação de Áudios
- Sugestões de Presentes
- Lista de Compras
- Check-list Viagens
- Compartilhamento de Listas
- Sincronização Automática entre dispositivos
2 TRELLO
O Trello já é uma ferramenta conhecida, principalmente dentro das agências de marketing e o mundo do empreendedorismo.
Isso porque ele funciona muito bem como uma ferramenta para organizar projetos em listas de uma forma extremamente versátil.
O Trello trabalha com o conceito de quadros (boards), listas (lists) e cartas (cards).
Quadros = projetos
Listas = estágios ou grupos
Cartas = ideias ou tarefas
O mais legal é que você pode configurar esses elementos de acordo com a sua necessidade ou tipo de projeto. Seja a reforma da sua casa ou a organização de uma viagem, o Trello serve perfeitamente para você se organizar melhor.
Eu uso o Trello para organizar minhas metas pessoais junto com a minha esposa. Por isso tenho um quadro chamado “Família Tannure”.
Nesse quadro, cada lista é um ano ou um grupo de anos e os cartões são as coisas que eu quero realizar.
O fator visual é que me conquistou. Deixa eu explicar o por quê.
Como uso a ferramenta para organizar minhas metas, é muito importante conseguir visualizar, da melhor forma possível, os detalhes da meta e tudo que precisa ser feito para alcançá-la.
Outro recurso interessante é que você pode mover as cartas pelas listas apenas clicando e arrastando. Isso facilita muito na hora de usar e organizar as metas de acordo com os anos.
Veja alguns exemplos de quadros, disponíveis no Blog Trello, que podem ser usados como modelo na criação dos seus quadros.
Destaco os 3 modelos abaixo.
Modelo 1: A Busca Pelo Apartamento dos Sonhos
Modelo 2: Dicas e Truques Para Cumprir Suas Resoluções de Ano Novo
Modelo 3: Fluxo de Produtividade (by Tim Ferris)
RECURSOS IMPORTANTES DO TRELLO
- Fácil personalização
- Várias tipos de uso
- Criação de Modelos
- Check-list Viagens
- Grande apelo visual
- Possibilidade de Trabalho em Equipe
- Movimentação das cartas entre as listas e quadros
- Sincronização Automática entre dispositivos
3 TODOIST
Com um design limpo, simples e à prova de distrações, o Todoist pode ser usado como uma ferramenta para organizar seus projetos e tarefas.
Em casa ou no trabalho, acesse todas as suas tarefas sempre atualizadas independente do dispositivo que você está usando.
São mais de 10 plataformas disponíveis que não deixam ninguém de fora.
Eu já usei o Todoist para gerenciar minhas tarefas pessoais, porém quando tive a necessidade de trabalhar com uma equipe grande (15 pessoas) acabei usando outra solução que também vamos ver nesse artigo: o Asana.
Volta e meia eu dou uma olhada lá na minha conta do Todoist e fico cheio de vontade de usá-lo novamente. Mas o trabalho que dá para migrar de uma ferramenta para outra me deixa cansado só de pensar.
O fato do Todoist ter a opção do idioma em português é um diferencial para quem não tem o inglês fluente, principalmente com relação aos atalhos na hora de criar uma tarefa e suas condições.
No meu caso uso o Asana (todo em inglês) pois ele me oferece gratuitamente todos os recursos que no Todoist são pagos, como: Lembretes, Comentários e Etiquetas & Filtros.
Um recurso diferenciado do Todoist é o controle de produtividade, nele você consegue saber o número de tarefas concluídas por dia e a média da semana.
Confira abaixo 2 links com informações relevantes par quem pretende usar o Todoist ou até melhorar a maneira como usa:
Guia Completo de Como Usar o Todoist
10 Recursos Pouco Conhecidos do Todoist
RECURSOS IMPORTANTES DO TODOIST
- Design à Prova de Distrações
- Notificações por Email ou Push
- Acesso Offline
- Datas Intuitivas e Datas Recorrentes
- Múltiplas Prioridades
- Controle de Produtividade
- Possibilidade de Trabalho em Equipe
- Sincronização Automática entre dispositivos
4 NIRVANA
O Nirvana é a mais nova das 5 ferramentas para organizar sua vida que estou apresentando nesse artigo. Porém nova apenas pra mim, pois já encontrei textos sobre o Nirvana datados de 2011.
Comecei a usá-lo em 2015 depois que decidi entrar de cabeça no mundo da alta performance e me tornar uma pessoa muito mais produtiva.
O Nirvana foi criado especialmente para pessoas que procuram implementar a metodologia GTD™ (Getting Things Done), criada por David Allen.
O GTD é um método de organização que parte do princípio que você precisa tiras as informações (ideias, lembretes e tarefas) da mente e registrá-las em algum lugar seguro.
Assim sua mente fica livre do trabalho de lembrar de tudo que precisa ser feito e consegue se concentrar na execução de uma tarefa por vez.
Vamos ver rapidamente como funciona o GTD para entender como o Nirvana funciona e se ele pode ajudar na organização da sua vida.
Os 5 estágios da produtividade do método GTD são: Coletar, Processar, Organizar, Executar e Revisar.
- Coletar. Tire tudo da cabeça e coloque na caixa de entrada.
- Processar. Dê significados, estipule tempo e prazos e analise prioridades.
- Organizar. Organize os itens processados por área e projetos.
- Executar. Comece pelas tarefas pequenas e faça uma de cada vez.
- Revisar. Verifique se tudo está funcionando de acordo com seus objetivos.
Coletar as ideias, processar e organizar as informações e começar pelo que efetivamente pode ser feito AGORA é a premissa do GTD.
E o Nirvana oferece todos os recursos para você implementar o método e usar a ferramenta para organizar suas ideias e tarefas para literalmente realizar projetos e alcançar metas.
Dicas de uso direto do Blog do Nirvana (em inglês)
RECURSOS IMPORTANTES DO NIRVANA
- Divisão por áreas (home/work)
- Lembretes Inteligentes
- Ambiente “Focus” (lista foco)
- Definição de tempo para as ações
- Sincronização Automática entre dispositivos
5 ASANA
O Asana é o meu companheiro de longa data.
Nos tempos de agência o Asana foi meu aliado para gerenciar meus projetos pessoais e, principalmente, a equipe que eu gerenciava para entregar websites, sistemas personalizados e apps para facebook.
Quando se trata de uma equipe, não tenho dúvidas que o Asana é a melhor ferramenta para organizar o que cada um do time tem que fazer.
O Asana agora já possui versão em português e ainda possui uma interface intuitiva que colabora com a curva de aprendizado da ferramenta.
Veja um vídeo que mostra como funciona o Asana:
Como já comentei, uso o Asana para gerenciar meus projetos como empreendedor digital e também para fazer a gestão dos meus clientes de consultoria de marketing digital.
Vale destacar a Extensão para o Chrome que literalmente em 2 cliques você cria uma tarefa nova dentro do seu Asana com o link do site que você estava navegando.
Esse recurso que me ajuda muito quando encontro conteúdo interessante para um dos meus próximos artigos e quero consultar depois.
Outra função muito útil é o armazenamento de arquivos dentro das tarefas e também um ambiente único para buscar por esses arquivos.
O que indica que o Asana pode sim ser usado no âmbito pessoal é que, além das “Áreas de Trabalho” que você pode criar para separar seus projetos, ele oferece um outra área de trabalho padrão chamada Projetos Pessoais (Personal Projects).
Acredito que o Asana seja a melhor opção de ferramenta para organizar tarefas e projetos porque funciona pra mim, pelo menos até agora.
E melhor ainda, sem sair do plano gratuito.
Saiba mais sobre o Asana no Quick Start ou nesse Onboarding Checklist!
RECURSOS IMPORTANTES DO ASANA
- Divisão por Área de Trabalho
- Projetos, Tarefas e Conversas ilimitadas
- Até 15 pessoas grátis
- Agendamento de Tarefas Recorrentes
- Upload de Arquivos (Dropbox e Drive)
- Sincronização Automática entre dispositivos
Conclusão
Nesse artigo foi possível entender como a organização é fundamental para aqueles que desejam ser mais produtivos e querem realizar mais para conquistar melhores resultados.
A maneira como você trata as informações que chegam diariamente pra você faz toda a diferença na sua organização pessoal e profissional.
Usar uma ferramenta para organizar sua vida é essencial para conseguir viver com mais tranquilidade nessa fase do profissional multi-tarefa.
Não é uma questão de tempo. É uma questão de prioridade.
Organize melhor suas informações com o uso de uma dessas ferramentas:
- KEEP: ideias rápidas, lembretes e listas
- TRELLO: listas, metas e projetos
- TODOIST: tarefas e projetos
- NIRVANA: tarefas e projetos GTD
- ASANA: listas, tarefas e projetos
Até o próximo artigo.
